Ujian                           : Take Home

Mata Kuliah                  : Sistem Informasi Manajemen

Waktu Penyerahan         : 26 September 2012

Waktu Upload                : 25 September 2012

Dosen                          : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1 Latar blakang

            Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam pengembangan sistem informasi,  hal tersebut disebabkan oleh pada saat ini hampir semua bentuk dari kegiatan dalam perushaan menggunakan teknologi sistem informasi, teknologi SI dapat membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah, sehingga kinerja menjadi lebih efektif.

   Manfaat dari sistem informasi itu sendiri ialah: untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data, kemudian dapat mempermudah pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintergrasi dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan. Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan, control kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya..

Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).


1.2 Tujuan

            Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan atau kesusksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1.  Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

 

Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :

  • Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

 

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.

Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1)        Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2)        Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3)        Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4)        Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5)        Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6)        Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7)        Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8)        Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9)        Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

 

2.2 Peranan Sistem Informasi

Sistem informasi sangat berperan untuk memadukan semua unsur-unsur yang saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, akan tetapi cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pengembangannya serta untuk mengendalikan operasinya. Menguraikan informasi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil penting sekali karena hal ini memungkinkan dilaksanannya penguraian lebih lanjut setiap subsistem diuraikan dan dirancang secara cermat sehingga sesuai dengan batas-batas yang telah ditentukan untuk itu, dan dapat berhubungan dengan tepat, maka bagian-bagian akan sesuai dan bekerja sama sepenuhnya.

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:

  • Mendukung proses bisnis dan operasional
  • Mendukung pengambilan keputusan

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem

informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 4 sebagai berikut (O’Brien, 2005).

 

2.3 Keuntungan Penerapan Sistem Informasi

  1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

  1. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

  1. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

 

BAB III

HASIL DAN PEMBAHSAN

 

3.1  Pertanyaan

Faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.

 

3.2 Jawaban

Berdasarkan buku O’Brien  dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor tersebut ialah: yang menyebabkan suatu orgnisasi sukses dalam menerapkan sistem informasi  ialah:

  1. Adanya dukungan dari manajemen eksekutif
  2. Keterlibatan end user
  3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas
  4. Perencanaan yang matang
  5. Harapan perusahaan yang nyata

Sementara faktor-faktor yang menyebabkan suatu perusahaan gagal dalam menerapan sistem informasi ialah:

  1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user
  2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah
  3. inkompetensi secara teknologi

Berikut uraian dari poin-poin diatas:

a. Kurangnya tidaknya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan.

.

b. Keterlibatan atau input dari end user 

Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi serta kepuasan terhadap sistem tersebut.

       Melibatakan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan, hal tersebut dikarnakan penguna akan memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempata untuk mengontrol hasilnya, sehingga dengan demikian pada penerapanya akan lebih memudahkan penguna.

Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer, hal ini juga dapat menjadi salah satu faktor penyebab kegagalan penerapan sistem informasi.

 

c.  Perencanaan Memadai

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya  keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang memadai penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia. Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

 

d. Inkompetensi secara Teknologi           

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan.

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

 

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

 

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari uraian hasil dan pembahasan pada makalah ini ialah terdapat beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi di suatu perusahaan Beberapa faktor tersebut ialah: keterlibatan pengguna, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan, inkompetisi secara teknologi, dan harapan yang nyata serta faktor-faktor lainnya.

 

4.1  Saran

Pengembangan atau penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan, apabila tidak sesuai dengan kebutuhan perusahan akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang akan menyababkan kerugian perusahaan. Agar hal seperti itu terhindar, perusahaan melakukan perencanaan sebaik-baiknya.

 

Daftar Pustaka

http://antho-765.mhs.narotama.ac.id/2012/06/13/jawaban-uas-semester-genap-20112012-sistem-informasi-fe-reguler-a/

http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/25/faktor-penyebab kegagalan keberhasilan-sistem-informasi-perusahaan-jawaban-uat-sim-no-2/

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaanhttp://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.