Ujian                           : Take Home

Mata Kuliah                  : Sistem Informasi Manajemen

Waktu Penyerahan         : 26 September 2012

Waktu Upload               : 25 September 2012

Dosen                          : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

 

Pertanyaan:

            Jelaskan dan berikan contoh langkah-langkah yang diperlukan dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi untuk membangun dan mengimplementasikan sistem informasi bisnis di suatu perusahaan. Jelaskan pula bagaimana prototyping dapat digunakan sebagai suatu teknik yang efektif untuk meningkatkan  proses pembangunan sistem bagi end users (pengguna sistem informasi) dan bagi  IT specialists (para spesialis sistem informasi).

Jawaban:

                Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur (O’Brien, 2005). Sedangkan informasi adalah data yang telah diubah men jadi konteks yang berarti dan bergun a bagi para pemakai akhir tertentu (O’Brien, 2005). Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Mengapa Suatu Sistem Perlu Pengembangan

1. Adanya permasalahan-permasalahann berupa:

  • Adanya permasalahan pada sistem yang lama yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
  • Adanya pertumbuhan organisasi yang menyebabkan kebutuhan informasi yang semakin luas, peningkatan jumlah data yang harus diolah semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih peluang  dan kesempatan

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

 

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

Langkah-Langkah Siklus Pengembangan Sistem

            Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan terdapat masalah yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka sistem tersebut memerlukan pengembangan. Untuk mengembangankan suatu sistem terdapat 6 langkah yang perlu dilaksanakan, berikut langkah-langkah pengembangkan sistem:

1. Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

  • Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
  • Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
  • Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan sebuah system:

  • faktor-faktor kelayakan yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
  • faktor-faktor strategis yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

            Dalam perencaan, terdapat beberapa kriteria-kriteria kelayakan yang harus dipenuhi/diperhatikan, berikut kriteria-kriteria kelayakan:

  • Kelayakan teknis: untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
  • Kelayakan ekonomis: untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
  • Kelayakan legal: untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
  • Kelayakan operasional: untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
  • Kelayakan rencana: berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan. Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti
  • Produktivitas: mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
  • Diferensiasi: mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
  • Manajemen: melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

2. Analisis Sistem

Dalam fase analisis sistem:

  • Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
  • Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
  • Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
  • Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
  • Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
  • Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
  • Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3. Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Dalam fase perancangan sistem:

  • Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
  • Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
  • Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
  • Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

4. Evaluasi dan Seleksi Sistem

       Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

5. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

       Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output dan input direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan.

       Laporan ini akan berisis semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji system, instalasi peralatan, pelatihan, dan tugas-tugas implementasi lainnya.

       Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

6. Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase implementasi sistem dan pemeliharaan sistem:

  • sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
  • Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
  • laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gant Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
    • pengembangan perangkat lunak
    • Persiapan lokasi peletakkan sistem
    • Instalasi peralatan yang digunakan
    • Pengujian Sistem
    • Pelatihan untuk para pemakai sistem
    • Persiapan dokumentasi

Metodologi Pengembangan Sistem

       Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan kerangka pemikiran yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.

Klasifikasi dari metodologi :

  1.  Functional decomposition methodologies

Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :

  • HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
  • Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)
  • Information Hiding

2.   Data Oriented Methodologies

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :

  1. Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
  • SADT (Structured Analysis and Design Techniques)
  • Composite Design
  • SSAD (Structured System Analysis and Design)
  1. b.      Data Structured oriented methodologies, Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di system,yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
  • JSD (Jackson’s System Development)
  • W/O (Warnier/Orr)

3.   Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

  • ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu :
  1. PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA.
  2. PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.

Prototyping

            Prototyping adalah salah satu metode siklus hidup sistem yang didasarkan pada konsep model bekerja. Prototyping adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari suatu sistem. Prototyping adalah proses pengembangan model awal tersebut untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh, artinya sistem akan dikembangkan lebih cepat daripada metode tradisional dan biayanya menjadi lebih rendah. Tujuan dari Prototyping ialah untuk memperkecil resiko rekayasa-ulang proses bisnis. Bila tidak mungkin dibuat prototipe-nya, maka dengan inovasi bertahap, sedemikian rupa sehingga manajemen dapat memimpin melalui serangkaian perubahan yang layak.  Prototype dapat memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya.

Terdapat dua macam prototype, yaitu:

  1. Prototype yang akan dikembangkan menjadi system operasional, bentuk ini sering disebut sebagai evolutionary protoyipe.
  2. Prototype yang hanya akan menjadi cetak biru (blue print) dari system yang dikembangkan, bentuk ini sering disebut sebagai throwaway prototype.

Manfaat digunakannya prototype adalah membuat pengembang sistem dan pemakai mempunyai ide tentang bagaimana bentuk akhir dari sistem akan bekerja. Adapun kegiatan menghasilkan prototype disebut juga dengan prototyping.

  1. Tahap proses pembuatan prototype pertama  (evolutionary prototype):
    1. Tentukan kebutuhan. Tentukan apa kebutuhan user. Analis sistem mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan dikembangkan.
    2. Membuat prototype,  pada tahap ini analis sistem bekerja sama dengan ahli computer yang lain, dengan memanfaatkan satu atau beberapa alat bantu untuk pembuatan dan pengembangan prototype.
    3. Evaluasi, pada tahap ini analis sistem memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user akan memberikan pendapatnya pada analis sistem. Kalau prototype diterima dilanjutkan ke tahap 4. Kalau ada perbaikan maka langkah berikutnya adalah mengulangi tahap1, 2 dan 3 dengan pengertian  yang lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh user.
    4. Gunakan Prototype. Prototype menjadi sistem yang operasional.
    5. Tahap-tahap proses pembuatan prototype tipe kedua (throwaway prototype)
      1. Tentukan kebutuhan. Tentukan apa kebutuhan user. Analis sistem mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan dikembangkan.
      2. Buat prototype. Analis sistem bekerja sama dengan ahli computer yang lain, dengan memanfaatkan satu atau beberapa alat bantu untuk pembuatan prototype, mengembangkan prototype.
      3. Evaluasi. Analis sistem memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user akan memberikan pendapatnya pada analis sistem. Kalau prototype diterima dilanjutkan ketahap 4. Kalau ada perbaikan maka langkah berikutnya adalah mengulangi tahap1, 2 dan 3 dengan pengertian yang lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh user.
      4. Program sistem. Pemrogram memanfaatkan prototype sebagai pedoman untuk mengembangkan sistem yang operasional.

            Persamaan dan perbedaan dari dua prototype tersebut adalah :

  • Pada tipe pertama, prototype yang dibuat akan menjadi sistem operasional. Artinya prototype dikembangkan sesuai dengan karakteristik dan bentuk akhir dari produk yang diinginkan.
  • Pada tipe kedua, prototype yang dibuat hanya akan memperlihatkan perkiraan bentuk sistemnya saja, tidak berisi komponen-komponen penting lainnya.

Manfaat dilakukanya prototyping:

  • Terjadi komunikasi antara user dengan pengembang sistem, sehingga Analis sistem dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan user
  • Peningkatan peran user pada pengembangan sistem
  • Sistem dapat dikembangkan lebih cepat
  • Tahap implementasi menjadi lebih mudah, karena user sudah mengenali apa yang dapat dihasilkan oleh sistem yang dikembangkan.

Ciri-ciri prototype yang baik adalah :

  • Beresiko tinggi. Problemnya tidak terstruktur dengan baik, perubahan-perubahan sering terjadi sepanjang waktu, dan kebutuhan datanya tidak tentu.
  • Dialog User – Komputer. Tampilan layar sebagai sarana interaksi antara user dengan computer.
  • Banyak User. Kesepakatan untuk rancangan rinci sulit diperoleh tanpa ebuah bentuk yang dapat diperlihatkan kepada user.
  • Ingin cepat selesai. User ingin segera melihat bagimana sistem bekerja
  • Singkat. Sistem hanya dipakai untuk jangka waktu yang singkat saja.
  • Inovatif.  Sistem adalah sesuatu yang sangat inovatif, me-manfaatkan teknologi perangkat keras maupun perangkat lunak yang canggih (terbaru).
  • Berubah-ubah. Sistem memahami apa yang diinginkan oleh user Aplikasi yang tidak mempunyai cirri-ciri seperti diatas, umumnya dapat dikembangkan dengan Daur Hidup Pengangmabnag Sistem Tradisional (klasik).

            Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa prototyping dapat menjadi suatu teknik yang baik dalam memperbaiki suatu sistem yang akan di implementasikan. Manfaatnya bagi end user ialah, end user akan menikmati hasil akhir atau dengan kata lain suatu sistem yang sudah diperbaharui, sehingga kemungkinan untuk terjadinya masalah sangat kecil, karena sistem akhir merupakan hasil-hasil perbaikan dari prototype. Sedangkan untuk IT spesialis dapat membantu mereka dalam pekerjaan mereka sebagai IT spesialis.

DAFTAR PUSTAKA

 

http://cantony.wordpress.com/category/it/

http://studied-wall.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Protoyping_perangkat_lunak

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc

http://umarmansyuri.wordpress.com/category/rekayasa-software/

http://yuliagroups.wordpress.com/pengertian-prototype/